كيفية حفظ رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب كملاحظات على Evernote

تُعد عملية تنظيم المعلومات وتخزينها من العوامل الأساسية في تحسين الإنتاجية الشخصية والمهنية. في عصر التدفق المستمر للمعلومات عبر الإنترنت ورسائل البريد الإلكتروني، أصبح من الضروري امتلاك أدوات فعالة تسمح بجمع هذه البيانات بطريقة منظمة وآمنة وسهلة الوصول إليها لاحقًا. من بين هذه الأدوات، يُعد Evernote منصة رائدة وموثوقة لإدارة الملاحظات والمعلومات الرقمية، حيث توفر واجهات متعددة لحفظ وتنظيم المحتوى من مصادر مختلفة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب.

يُعتبر Evernote خيارًا مثاليًا لأولئك الذين يرغبون في حفظ محتوى مهم من الإنترنت أو من رسائل البريد الإلكتروني للاستخدام الشخصي أو المهني لاحقًا، سواء كان ذلك للاحتفاظ بالمقالات البحثية، الفواتير، تذاكر السفر، صفحات المشاريع، أو حتى الرسائل المهمة التي تحتوي على معلومات حساسة أو تعليمات محددة. في هذا المقال، سيتم توضيح الطرق المفصلة والعملية لحفظ رسائل البريد الإلكتروني وصفحات الويب كملاحظات على Evernote، مع شرح الأدوات والإضافات التي تُستخدم في هذه العملية، بالإضافة إلى تقديم إرشادات تقنية دقيقة تجعل عملية الحفظ أكثر فاعلية وكفاءة.

أولاً: حفظ رسائل البريد الإلكتروني كملاحظات في Evernote

أهمية حفظ رسائل البريد الإلكتروني

رسائل البريد الإلكتروني تحتوي على كم هائل من المعلومات التي ترتبط بالحياة اليومية والعملية، مثل مواعيد الاجتماعات، التفاصيل المالية، محاضر الاجتماعات، المستندات القانونية، وتأكيدات الحجز. الاحتفاظ بهذه الرسائل في Evernote يمكن أن يسهّل الوصول إليها لاحقًا ويُحسن من عملية الأرشفة والتنظيم.

الطريقة الرسمية باستخدام عنوان البريد الخاص بـ Evernote

يوفر Evernote لكل مستخدم عنوان بريد إلكتروني فريد من نوعه يتم إنشاؤه تلقائيًا عند إنشاء الحساب. يمكن استخدام هذا العنوان لإرسال أي رسالة بريد إلكتروني مباشرة إلى حساب Evernote، وتتحول هذه الرسالة إلى ملاحظة محفوظة تلقائيًا.

خطوات التنفيذ:

1. الحصول على عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في Evernote:

   • افتح حسابك على Evernote من المتصفح أو التطبيق.

   • توجه إلى “إعدادات الحساب” ثم إلى “معلومات الحساب”.

   • ستجد عنوان البريد الإلكتروني الخاص بـ Evernote، والذي يكون على الشكل التالي: [email protected].

2. إعادة توجيه الرسائل إلى Evernote:

   • من صندوق بريدك الإلكتروني (Gmail، Outlook، Yahoo…) قم بفتح الرسالة التي ترغب في حفظها.

   • اضغط على زر “إعادة توجيه”.

   • أدخل عنوان البريد الخاص بـ Evernote كمستلم.

   • يمكنك تعديل عنوان الرسالة لتحديد عنوان الملاحظة التي سيتم إنشاؤها في Evernote.

3. تخصيص الملاحظات باستخدام الوسوم والمجلدات:

   • عند إرسال الرسالة، يمكنك استخدام الرموز التالية في عنوان الرسالة لتخصيص مكان حفظ الملاحظة:

     • @اسم_دفتر_الملاحظات لتحديد الدفتر.

     • #وسم لإضافة وسوم.

     • !تاريخ لتحديد تذكير (تاريخ بالصيغة YYYY/MM/DD).

   • مثال: فواتير الكهرباء @المالية #فواتير !2025/06/01

ملاحظات مهمة:

• يجب أن يكون حساب Evernote في الخطة المدفوعة (Personal أو Professional) لكي تتمكن من استخدام ميزة عنوان البريد الإلكتروني.

• يتم تحويل الرسالة بالكامل إلى ملاحظة، بما في ذلك المرفقات إن وُجدت.

ثانياً: حفظ صفحات الويب كملاحظات في Evernote

استخدام أداة Web Clipper من Evernote

تُعتبر إضافة Evernote Web Clipper واحدة من أقوى الأدوات المتوفرة لحفظ محتوى صفحات الويب بشكل منظم إلى حساب Evernote مباشرةً من المتصفح. وتتميز هذه الإضافة بتوفير عدة خيارات لطريقة حفظ الصفحة.

تثبيت Web Clipper:

• تتوفر الإضافة على المتصفحات التالية:

  • Google Chrome

  • Mozilla Firefox

  • Microsoft Edge

• يمكن تحميل الإضافة من الموقع الرسمي: https://evernote.com/features/webclipper

طرق حفظ الصفحة:

عند الضغط على أيقونة Web Clipper بعد تثبيتها، تظهر مجموعة من الخيارات:

خطوات الحفظ:

1. افتح صفحة الويب التي ترغب في حفظها.

2. انقر على أيقونة Web Clipper في شريط الأدوات.

3. اختر نوع الحفظ المناسب.

4. حدد دفتر الملاحظات والوسوم إذا رغبت.

5. انقر على “Save Clip”.

مزايا Web Clipper:

• يمكن الحفظ مع إمكانية تحرير الملاحظة قبل التخزين.

• يدعم حفظ الصور والنصوص والجداول.

• يتيح تنظيم المحتوى مباشرة داخل Evernote دون الحاجة للرجوع إلى التطبيق.

ثالثاً: تنظيم الملاحظات المحفوظة من البريد الإلكتروني والويب

بعد حفظ الرسائل وصفحات الويب، تصبح الملاحظات جزءًا من قاعدة بيانات Evernote. لتنظيم هذه البيانات بشكل احترافي وفعّال، يُنصح باتباع الممارسات التالية:

استخدام دفاتر ملاحظات مخصصة

• أنشئ دفاتر متعددة حسب نوع المحتوى: (العمل، الدراسة، الفواتير، المقالات…).

• كل ملاحظة يتم حفظها يمكن نقلها بسهولة من دفتر لآخر.

الوسوم (Tags)

• تساعد الوسوم في تصنيف الملاحظات عبر الدفاتر المختلفة.

• يُنصح باستخدام تسميات ثابتة وواضحة مثل: #مشاريع، #مالية، #سفر.

البحث الذكي

• يمكن استخدام محرك البحث داخل Evernote للعثور على الملاحظات باستخدام كلمات رئيسية أو وسوم أو تواريخ.

• Evernote يدعم خاصية التعرف على النص داخل الصور (OCR)، مما يجعل الصور التي تحتوي على نصوص قابلة للبحث.

رابعاً: التكامل بين Evernote وخدمات أخرى

من المميزات المهمة في Evernote أنه يدعم التكامل مع العديد من الأدوات والخدمات لتوسيع إمكانياته في حفظ البيانات بشكل تلقائي أو منظم:

تكامل مع Gmail:

• من خلال إضافة Evernote إلى Gmail (من Google Workspace Marketplace)، يمكن الضغط على زر Evernote داخل أي رسالة Gmail لحفظها كملاحظة مباشرة.

التكامل مع Zapier:

• باستخدام Zapier يمكن إعداد مهام تلقائية، مثل:

  • حفظ كل رسالة بريد من مرسل معين في Evernote.

  • حفظ إشعارات من Google Calendar كملاحظات تلقائية.

تكامل مع IFTTT:

• إنشاء سيناريوهات مثل: “إذا أُرسلت رسالة إلى بريدي بعنوان معين، فاحفظها كملاحظة في دفتر محدد في Evernote”.

خامساً: مزايا حفظ الرسائل والصفحات في Evernote

سادساً: الممارسات المثالية للحفظ الفعّال

• قم بحفظ الرسائل التي تحتوي على بيانات مهمة فقط لتجنب الفوضى داخل Evernote.

• استخدم أسماء ملاحظات واضحة مثل “فاتورة الإنترنت لشهر مايو 2025”.

• قم بمراجعة الملاحظات بانتظام وتحديث الوسوم لتبقى منظمًا.

• احرص على إنشاء نسخة احتياطية محلية في فترات دورية إذا كانت الملاحظات تحتوي على معلومات حساسة.

المصادر والمراجع

• Evernote Official Help Center

• Evernote Web Clipper Overview